Skedari i shkarkuar që nuk e keni prekur është e vetmja gjë në gjithë këtë kontroll që nuk mund të bëhet nga e para. Eksporti pranohej pa problem nga programi i kontabilitetit, por pasi e hapët dhe e ruajtët një herë në një program tabelash, importi dështon. Kontrolli nis pikërisht nga origjinali: mbajeni vetëm për lexim, sqaroni formatin dhe çdo provë bëjeni në një kopje pune – mos e ndryshoni përsëri e përsëri të vetmin skedar që keni, me shpresën se diku do t’ju dalë.
Si mund ta ndryshojë përmbajtjen thjesht hapja e skedarit?
Programi i tabelave mund t’i njohë vetë datat, numrat dhe ndarësit, dhe kur ruani skedarin, i shkruan sipas parametrave aktualë. Një shndërrim që ishte menduar vetëm për shfaqje, pasi skedari mbishkruhet, mund të bëhet ndryshim i vetë përmbajtjes.
Udhëzimi i Recap për importin nga Binance paralajmëron shprehimisht se programet e tabelave, si Excel ose Numbers, mund t’i riformatojnë datat dhe vlerat pa dhënë asnjë shenjë, dhe këshillon që, kur importi dështon, të provoni sërish me skedarin origjinal të shkarkuar. Kjo nuk do të thotë se çdo program tabelash e dëmton patjetër skedarin; është një kujtesë që ta dalloni origjinalin nga versioni që ka kaluar nëpër një program.
| Çfarë shihni | Kontrolloni së pari |
|---|---|
| I gjithë rreshti ngjeshet në një qelizë | A është zgjedhur ndarësi i duhur |
| Data papritur shfaqet në një format tjetër | A u interpretua data automatikisht gjatë importit |
| Numri i gjatë mbaron me zero | A u trajtua si vlerë numerike |
| Sasitë shumë të vogla shfaqen me shënim shkencor | A ndryshoi vetëm shfaqja, apo edhe vlera e ruajtur |
| Teksti bëhet i palexueshëm | A përputhet kodimi i karaktereve |
Hapi i parë: si e mbroni skedarin origjinal?
Skedarin e shkarkuar drejtpërdrejt ruajeni në një dosje që shërben vetëm për ruajtje dhe bëni prej tij një kopje pune. Shënoni emrin e origjinalit, kohën e shkarkimit dhe kufirin e zgjedhur. Çdo filtrim, konvertim dhe shënim bëhet në kopje.
Mos e paraqitni një lloj skedari si një lloj tjetër duke i ndërruar prapashtesën. As mos fshini fillimisht kolonat që nuk i kuptoni, dhe mos i riemërtoni titujt e kolonave sipas kërkesave të një programi tjetër për ta importuar menjëherë. Emri i njëjtë i kolonës nuk do të thotë kuptim i njëjtë: një fushë sasie mund të tregojë ndryshimin neto, sasinë e ekzekutuar ose shumën e urdhrit, dhe kjo duhet verifikuar para konvertimit.
Nëse origjinalin e keni mbishkruar tashmë, shikoni së pari nëse keni ende shkarkimin origjinal, një arkiv të ngjeshur ose një kopje rezervë të besueshme. Nëse jo, mund ta merrni sërish skedarin për të njëjtin kufi me funksionet zyrtare që ofrohen sot dhe pastaj t’i krahasoni versionet. Mos pretendoni se nga numrat e rrumbullakuar mund të rikthehet gjithë saktësia origjinale; informacioni i zëvendësuar mund të mos nxirret më nga kopja që keni.
Si importohen numrat e gjatë dhe sasitë?
Numrat e gjatë, identifikuesit e llogarive dhe kodet e aseteve zakonisht është mirë të lexohen shprehimisht si tekst; sasitë që hyjnë në llogaritje konvertohen sipas një rregulli të qartë për decimalet, pasi të keni ruajtur tekstin origjinal. Identifikuesi shërben për të dalluar, jo për veprime matematikore.
Shembull fiktiv: te identifikuesi 001234 zerot në fillim kanë kuptim; pasi kthehet në numër, mbetet vetëm 1234, dhe shtimi i zerove më pas nuk provon se u rikthye vlera e saktë origjinale. Numrat e gjatë realë kanë të njëjtin rrezik: kur gjatësia e shfaqjes është e kufizuar dhe saktësia varet nga programi, numri mund të duket i njëjti, ndërsa përmbajtja poshtë tij ka ndryshuar.
Te kolonat e sasive kontrolloni me zgjedhje fillimisht vlerat me shumë shifra dhjetore, vlerat negative dhe ato shumë të vogla. Shënimi shkencor në vetvete është vetëm një mënyrë paraqitjeje dhe nuk do të thotë automatikisht humbje saktësie; krahasoni vlerën e ruajtur realisht me origjinalin. Mos i rrumbullakoni të gjitha sasitë vetëm që të duken më të shkurtra, për të bërë pastaj me vlerat e përpunuara një rakordim të saktë diferencash.
Tekst i palexueshëm dhe kolona të zhvendosura: si i kontrolloni?
Përdorni parametra të qartë për importin e tekstit, konfirmoni në parapamje kodimin dhe ndarësin, pastaj kontrolloni nëse kolonat janë rreshtuar si duhet. Mos vazhdoni ta mbishkruani skedarin ndërsa shihni karaktere të palexueshme.
Shënimet mund të përmbajnë presje ose kalime rreshti, dhe skedari zakonisht i shpreh ato me rregullat e veta të shmangies, p.sh. duke i futur në thonjëza. Po ta ndani gjithë tekstin te çdo presje që shihni me sy, një shënim i vetëm mund të shpërndahet në disa kolona dhe aseti e sasia që vijnë pas tij zhvendosen. Përdorni një mënyrë leximi që e kupton formatin përkatës dhe kontrolloni me zgjedhje rreshtat pranë shënimeve të ndërlikuara.
Nëse një rresht ka disa kolona më shumë se të tjerët, gjykoni fillimisht nëse problemi vjen nga mënyra e leximit apo nga formati origjinal. Ruani numrin e rreshtit dhe kontekstin e tij në origjinal dhe mos e fshini menjëherë rreshtin “e çrregullt”: mund të jetë pikërisht ai që përmban një aktivitet të vlefshëm që duhet rakorduar.
Si e dini që kopja e përpunuar është ende e përdorshme?
Krahasoni numrin e rreshtave, disa mostra të fushave kyçe dhe totalet e sasive sipas aseteve. Çdo ndryshim duhet të ketë një shkak të pritur; mesazhi i suksesit nga programi i importit nuk mjafton.
- A vjen ndryshimi i numrit të rreshtave nga një filtrim i qëllimshëm dhe jo nga një kalim rreshti i lexuar gabim?
- A e ruajnë kuptimin datat në fillim dhe në fund të periudhës, si dhe mostrat që kalojnë nga një ditë te tjetra?
- A janë ruajtur numrat e gjatë, zerot në fillim dhe shenja minus?
- A kanë ndryshuar totalet e aseteve për shkak të saktësisë së shfaqjes ose të ndarësve?
- A mund të gjurmohen ende një me një kolonat origjinale dhe ato të konvertuara?
Nëse po përgatitni vetëm një tabelë për lexim, mund t’i lini formatet që e bëjnë më të lexueshme, por mbajeni të ndarë nga origjinali që shërben për import. Mos lejoni që një tabelë e zbukuruar me dorë të luajë njëkohësisht dy role: provë origjinale dhe skedar hyrës për programin.
Çfarë shënoni kur importi dështon?
Shkruani emrin e programit, versionin e skedarit, dallimet para dhe pas veprimit, mesazhin e gabimit dhe çfarë keni provuar tashmë. “Origjinali importohet, versioni i ndryshuar jo” është një e dhënë e dobishme; “skedari është prishur” nuk ndihmon për ta lokalizuar problemin.
Kur kërkoni ndihmë nga mbështetja e programit, sigurohuni fillimisht cilat lloje raportesh të Binance dhe cilat fusha mbështet ai; mos supozoni se çdo skedar që quhet histori transaksionesh funksionon njësoj. Nëse duhet, jepni vetëm një mostër të vogël me të dhënat e ndjeshme të mbuluara, përmes një kanali të verifikuar, dhe sigurohuni që ajo nuk zbulon llogarinë, adresat apo gjithë gjendjen financiare. Kjo faqe nuk ka nevojë të marrë skedarë realë për t’i shpjeguar këto metoda.
Pasi problemi të zgjidhet, ruani një shënim të shkurtër leximi: cili kodim u zgjodh, cilat kolona lexohen si tekst, si konvertohen sasitë dhe cili origjinal u përdor. Muajin tjetër zbatoni rregullat që i keni verifikuar dhe kontrolloni me zgjedhje nëse ka ndryshuar struktura e skedarit të ri; kështu nuk e përsëritni të gjithë kontrollin nga fillimi.
Ndërruat kompjuter dhe numrat ndryshuan: çfarë kontrolloni së pari?
Shikoni fillimisht nëse parametrat rajonalë dhe versioni i programit e kanë ndryshuar mënyrën e leximit, pastaj krahasoni skedarin origjinal. Rajone të ndryshme përdorin shenja të ndryshme për decimalet dhe për grupimin e mijëshëve; një dallim në shfaqje nuk duhet marrë drejtpërdrejt si ndryshim i aseteve.
Mos i zëvendësoni verbërisht presjet ose pikat në gjithë skedarin: ato mund të shërbejnë njëkohësisht si ndarës kolonash, shenjë dhjetore dhe pjesë e tekstit të shënimeve. Njihni fillimisht formatin real të kolonës së sasive, lexojeni në kopjen e punës sipas një rregulli të qartë dhe verifikojeni me mostra dhe totale. Një zëvendësim i thjeshtë mund ta bëjë tabelën të hapet përkohësisht, por të ndryshojë sasi në rreshta që nuk bien në sy.
Kur ia dorëzoni materialet dikujt tjetër, shënimin e leximit mbajeni bashkë me origjinalin. Marrësi mund ta përpunojë me programet e veta, por duhet të arrijë te të njëjtat sasi origjinale. Nëse hapet vetëm versioni për lexim dhe nuk mund të ktheheni te një origjinal i kontrollueshëm, shënojeni këtë kufizim në rezultat: që diçka shfaqet normalisht nuk do të thotë se të dhënat janë të plota.
Para arkivimit përfundimtar, sigurohuni edhe një herë që kopja e punës nuk e ka mbishkruar origjinalin dhe që kopja rezervë lexohet; një hapje provë e vërtetë është më e besueshme se sa të mbani mend vetëm ku e ruajtët.