Skedarin e gushtit e keni importuar një herë dhe më vonë shkarkoni edhe regjistrat nga 29 gushti deri më 3 shtator për të hetuar një pyetje. Të dy skedarët mund të jenë të vërtetë; problemi qëndron te ditët që kanë të përbashkëta. Nëse e shtoni skedarin e dytë të tërë, aktiviteti i fundit të gushtit që është llogaritur tashmë mund të numërohet sërish.
Prandaj kontrolloni fillimisht kufijtë e skedarëve – nëse skedarët mbulojnë vërtet të njëjtën llogari, të njëjtët filtra dhe të njëjtat data – dhe vetëm pastaj rreshtat konkretë. Shembujt më poshtë janë fiktivë. Orët e afërta dhe sasitë e barabarta janë shenja, jo provë se një ngjarje është përsëritur.
Nga nisni: nga tabela e periudhave apo nga fshirja e rreshtave të dyfishtë?
Nga tabela e periudhave. Vendosni pranë njëra-tjetrës, për çdo skedar, llogarinë, filtrat e aseteve, zonën kohore dhe kushtet e fillimit e të mbarimit, për të parë nëse mbulojnë vërtet të njëjtin objekt. Dy llogari të ndryshme të eksportuara për të njëjtin muaj mbivendosen në kohë, por nuk kanë domosdoshmërisht të njëjtat regjistrime; ky nuk është problem datash të dyfishta.
| Skedari | Llogaria dhe kufiri | Trajtimi fillestar |
|---|---|---|
| Origjinali i gushtit | Llogaria A, i gjithë gushti | Përdorur tashmë në regjistër |
| Plotësimi i fundit të muajit | Llogaria A, nga fundi i gushtit deri në fillim të shtatorit | Kontrolloni fillimisht periudhën e përbashkët |
| Origjinali i llogarisë B | Llogaria B, i gjithë gushti | Llogari tjetër, rakordohet veç |
Ruani kushtet e datave ashtu siç i futët realisht në platformë atë herë, jo vetëm periudhën që mendoni se përfaqësojnë. Një etiketë lokale si “gusht” mund të fshehë nëse data e fundit u përfshi apo jo: disa ndërfaqe e përfshijnë ditën e fundit, në disa eksporte fusha e kohës shënon momentin e saktë. Kur kuptimi i kufirit nuk është i qartë, shikoni rreshtat realë rreth vendit ku takohen dy skedarët dhe, kur duhet, shpjegimin aktual të eksportit. Mos e hamendësoni nga emri i skedarit.
Dy skedarë mbivendosen: cilin përdorni?
Përcaktoni fillimisht qëllimin e skedarit të ri: zëvendëson një version të vjetër apo shton një periudhë të re? Një version i ri i së njëjtës periudhë është kandidat për zëvendësim, jo aktivitet i ri: krahasohet me të vjetrin para se të vendosni dhe nuk mblidhet i plotë bashkë me të.
Nëse doni vetëm të shtoni aktivitetin nga 1 deri më 3 shtator, në kopjen e punës filtroni qartë periudhën e re dhe ruani origjinalin bashkë me rregullin e filtrimit. Nëse skedari plotësues tregon për fundin e gushtit regjistrime të vlefshme që nuk janë në versionin e vjetër, i ndani këto diferenca më vete, verifikoni burimin dhe statusin e tyre dhe pastaj vendosni nëse i shtoni apo e ribëni gjithë muajin. Mos e trajtoni çdo rresht të versionit të ri si aktivitet të ri vetëm sepse kështu puna duket më e thjeshtë.
Kur statusi i një regjistrimi është përditësuar më vonë, dy skedarët mund të jenë edhe dy vështrime të ndryshme të së njëjtës ngjarje. Ruani orën e marrjes dhe statusin fillestar, dhe konfirmoni me regjistrat e platformës cili rezultat duhet përdorur. Përditësimi i statusit të një transaksioni nuk është e njëjta gjë me një shkarkim të dyfishtë: duhet shpjeguar pse e ndërruat skedarin, jo thjesht të mbani atë me datën më të re.
Çfarë prove mjafton për të konfirmuar një dublikatë?
Një identifikues i besueshëm, bashkë me llogarinë, llojin e regjistrimit dhe kontekstin e burimit, zakonisht thotë më shumë se koha dhe sasia. Edhe kur ka numër, duhet të dini fillimisht nëse ai i përket një porosie, një tregtimi apo një ngjarjeje tjetër: një porosi mund të lidhet, krejt normalisht, me disa rreshta të vlefshëm detajesh.
Kur nuk ka identifikues unik, koha, aseti, drejtimi, sasia dhe shënimet e njëjta mund të shërbejnë si kushte për të gjetur kandidatë. Kandidatët vetëm e ngushtojnë kontrollin. Dy aktivitete reale mund të ndodhin rastësisht në të njëjtën sekondë dhe me të njëjtën sasi; nëse funksionin e programit të tabelave që heq dublikatat me një klik e zbatoni drejtpërdrejt mbi këto kolona, mund të fshini regjistrime të vërteta.
Kandidatëve u jepni një numër çiftimi dhe një status vendimi, dhe kthehuni te dy origjinalet për të krahasuar kontekstin. Pasi të konfirmohet dyfishimi, në fletën e punës përjashtoni numërimin e tepërt, duke ruajtur provat origjinale. Rreshti i përjashtuar duhet të gjendet ende te shënimet e përpunimit, jo të zhduket krejt; kështu vendimi mund të kthehet mbrapsht nëse provat e mëvonshme e ndryshojnë.
A mund ta vërtetoni vendimin me diferencën e totalit?
Diferenca ndihmon në kontroll, por një total që përputhet nuk zëvendëson provën rresht për rresht. Lëvizjet që mungojnë dhe ato të numëruara dy herë mund ta anulojnë njëra-tjetrën, aq sa sasia në fund del pikërisht e saktë.
Shembull fiktiv: një aset nis me 100 njësi, në gusht hyjnë 10 njësi dhe gjendja në fund duhet të jetë 110. Nëse skedari plotësues i numëron sërish ato 10 njësi, dalin 120. Pasi të konfirmoni se është vërtet i njëjti aktivitet i numëruar dy herë, përjashtoni numërimin e dytë dhe rezultati kthehet në 110. Shembulli tregon efektin e një dublikate; në një regjistër real duhet prapë të verifikoni identitetin e aktivitetit – një diferencë prej 10 nuk ju jep të drejtë të fshini çfarëdo rreshti prej 10 njësish.
Pas përjashtimit të kandidatëve, krahasoni veç e veç ndryshimin e numrit të rreshtave, ndryshimin neto të çdo aseti dhe rezultatin në fund. Numri i rreshtave duhet të ndryshojë sa numri i rreshtave që përjashtuat realisht; ndryshimi neto duhet të ketë drejtimin e rreshtave të përjashtuar; diferenca që nuk shpjegohet mbetet në listën e çështjeve të hapura. Mos vazhdoni të fshini shuma të ngjashme derisa të dalë bilanci që prisnit.
Si ta shmangni punën e përsëritur në eksportin e ardhshëm?
Për çdo detyrë eksporti regjistroni periudhën që mbulon dhe nëse skedari është përdorur tashmë në regjistër. Skedari i ri futet fillimisht te dosja e origjinaleve, kalon kontrollin e mbivendosjes dhe vetëm pastaj hyn në tabelën e llogaritjeve kumulative. Numri i origjinaleve nuk ka pse të jetë i barabartë me numrin e skedarëve të përdorur.
- Një shkarkim i dytë për të njëjtën periudhë shënohet si “version rishikimi” dhe nuk shtohet automatikisht.
- Regjistroni si e trajtoni zonën kohore dhe kufirin e fundit.
- Shënoni periudhën e fundit të rakorduar, jo vetëm datën e shkarkimit të fundit.
- Kur plotësoni një skedar që kalon nga një muaj te tjetri, përshkruani veç pjesën e përbashkët dhe pjesën e re.
- Ruani arsyet e përjashtimit, që një vendim i gabuar të mund të kthehet mbrapsht.
Edhe udhëzimi i ndihmës së Recap për skedarët e Binance paralajmëron që, kur importoni disa skedarë, të siguroheni se periudhat e datave nuk mbivendosen. Ky është paralajmërim për mënyrën e punës së atij mjeti; nuk do të thotë se çdo mjet tjetër i dallon dublikatat në të njëjtën mënyrë. Para se të përdorni çfarëdo programi, kontrolloni si i dallon ai dublikatat, në vend që të supozoni se e ka bërë këtë punë për ju.
Vetëm disa rreshta mbivendosen: a duhet të mbani shënim?
Po, por shënimi mund të jetë i shkurtër: cilët dy skedarë, cila periudhë e përbashkët, mbi çfarë provash u bazuat dhe si vendosët t’i përdorni në fund. Pikërisht ndryshimet e vogla me dorë harrohen më lehtë pas disa muajsh; një shënim e pengon që në importin e radhës të rikthehet një problem që e keni zgjidhur.
Nëse një grup kandidatësh ende nuk mund të konfirmohet, vendoseni përkohësisht në një zonë për rishikim dhe pranë rezultatit të kësaj periudhe shënoni asetin që preket dhe sasinë e mundshme. Mos lejoni që “nuk është e sigurt nëse është dublikatë” të kthehet në heshtje në “u fshi”. Kur të vijnë provat shtesë, përditësoni statusin e përdorimit dhe versionin e rakordimit, që vendimet të mbeten të gjurmueshme nga fillimi në fund.
Mbivendosje dhe boshllëqe njëkohësisht: çfarë bëni?
Regjistrojini veç e veç dhe mos e mbuloni një mungesë me regjistrimet e tepërta nga një vend tjetër. Dy skedarë mund të mbivendosen në fund të muajit dhe njëkohësisht të dy të mos përfshijnë një llogari në mes të muajit. Që totali duket afër, nuk do të thotë se mbulimi është i vazhdueshëm.
Vizatoni periudhën që ju duhet si vijë kohore, me një rresht për çdo llogari. Në çdo rresht shënoni pjesët që mbulojnë skedarët që keni dhe përdorni shenja të ndryshme për mbivendosjet dhe për boshllëqet. Kjo skemë e thjeshtë kontrollon vetëm kufijtë që keni regjistruar – përmbajtjen e skedarëve e konfirmoni më pas me aktivitete që i njihni – por ju pengon ta ngatërroni “kam shumë skedarë” me “të gjitha periudhat janë të plota”.
Për një boshllëk ku jeni i sigurt se nuk pati aktivitet, ruani shënimin e verifikimit; për një boshllëk të pakontrolluar, krijoni një detyrë për ta marrë skedarin. Mos u vini të dyve të njëjtën etiketë të paqartë “pa regjistrime”. Pasi të merrni skedarin që mungonte, kontrolloni nëse mbivendoset me periudhat fqinje; vetëm atëherë plotësimi quhet i përfunduar.
Nëse rreshtat e dyfishtë ndodhen që në skedarin origjinal, konfirmoni fillimisht me burimin e regjistrave nëse përfaqësojnë aktivitete të pavarura, ndryshime statusi apo një problem eksporti. Që dyfishimi është brenda të njëjtit skedar, nuk është arsye për të anashkaluar verifikimin e provave. Vendimi shkruhet prapë në kopjen e punës, dhe origjinali i plotë ruhet si bazë për t’u kthyer pas.